Turun ITF Taekwon-Do ry - Tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 2.8.2022

1. Rekisterinpitäjä

• Turun ITF Taekwon-Do ry
• Y-Tunnus: 3079744-4
• Sähköposti: turunitf@gmail.com

2. Yhteyshenkilö ja yhteystiedot

• Jenni Peuhkurinen
• turunitf@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. opettajat, ohjaajat, valmentajat, tiedottajat) osalta Turun ITF Taekwon-Do ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen jäsenen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Jäsenen itsensä luovuttamat tiedot
• Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Turun ITF Taekwon-Do ry:lle.
• Suomen ITF Taekwon-Do ry:n lisenssijärjestelmästä saatavat tiedot
• Jäsenen lisenssitietoja saadaan Suomen ITF Taekwon-Do ry:n (SITF) lisenssijärjestelmästä (SuomiSport)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset  ja tietojen siirto EU:N tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu, tietosuojaseloste) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Tapahtumiin ilmoittautuneiden jäsenten tietoja ilmoitetaan tarvittavissa määrin (nimi, syntymäaika, sukupuoli, vyöarvo, sähköpostiosoite, tapahtumaa koskevat lisätiedot):

• Suomen ITF Taekwon-Don TKDMAN-ilmoittautumisjärjestelmään (tietosuojaseloste: [http://www.taekwon-do.fi/liitto/tietosuojaseloste/])
• Scoopinion Oy:n tuottamaan Kihapp-kilpailujärjestelmään (tietosuojaseloste).

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta jäsenyyden päättymishetkestä

Muutoin henkilötietoja päivitetään. 

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti tai sähköpostilla kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.